Šiuolaikiniame verslo pasaulyje laikas tikrai yra pinigai. Kiekviena valanda, kai biuras neveikia pilnu pajėgumu, kainuoja ne tik prarastas pajamas, bet ir darbuotojų produktyvumą, klientų pasitikėjimą bei nervus. Todėl biuro perkraustymas dažnam vadovui kelia stresą: kaip perkelti dešimtis darbo vietų, serverius, archyvus ir baldus taip, kad įmonė sustotų kuo trumpiau – geriausia, vos kelioms valandoms ar vienam savaitgaliui?

Laimei, profesionalios biurų perkraustymo paslaugos jau seniai išmoko dirbti taip, kad prastovos taptų beveik nepastebimos. https://damtransa.lt/

Kodėl paprastas pervežimas čia netinka?

Įprastas būdas – samdyti mikroautobusą ir kelis stiprius vyrus – puikiai tinka butui, bet visiškai netinka biurui. Biuro perkraustymas reikalauja:

• IT įrangos perkėlimo be duomenų praradimo rizikos
• Archyvinių dokumentų sistemingo ženklinimo ir saugaus transportavimo
• Ergonomiškų baldų išardymo ir surinkimo naujoje vietoje
• Darbuotojų darbo vietų atstatymo taip, kad pirmadienio rytą jie galėtų pradėti dirbti tarsi niekur nieko
• Darbo pagal griežtą grafiką, dažnai naktį ar savaitgaliais

Profesionalios komandos žino, kad 90 % sėkmės – kruopštus planavimas prieš pirmąjį daiktą išnešant iš senojo biuro.

Kaip vyksta biuro perkraustymas be prastovų?

1. Išankstinis auditas ir planavimas Perkraustymo įmonės projektų vadovas atvyksta į biurą, suskaičiuoja darbo vietas, serverines, konferencijų sales, virtuvėlę ir sandėlius. Sudaromas detalus inventoriaus sąrašas ir perkėlimo grafikas, suderinamas su įmonės vadovybe.
2. Darbuotojų daiktų paruošimas Kiekvienam darbuotojui išduodamos specialios dėžės su numeruotais lipdukais. Asmeniniai daiktai ir dokumentai supakuojami paties darbuotojo arba pagalbininko – penktadienio popietę. Taip pirmadienį naujame biure jis randa savo dėžes tiksliai prie savo stalo.
3. IT infrastruktūros perkėlimas Tai jautriausia dalis. Serveriai išjungiami tik penktadienio vakare, perkeliami į naują vietą ir paleidžiami sekmadienį. Tuo tarpu darbuotojai dažnai gauna galimybę dirbti nuotoliu arba per cloud sistemą. Daugelis įmonių naudoja „dvigubą“ IT perkėlimą – senoji sistema veikia tol, kol naujoje vietoje viskas paruošiama ir patikrinama.
4. Naktinis ir savaitgalio darbas Pagrindiniai baldų, spintų ir įrangos pervežimai vyksta naktimis ir savaitgaliais. Dažnai naudojami keli ekipažai vienu metu: vieni išardo senajame biure, kiti surinkinėją naujame. Taip ryte atėję darbuotojai jau turi stalus, kėdes ir veikiančius kompiuterius.
5. Paskutinis štrichas – smulkmenos Geras perkraustytojas pasirūpina net kavos aparatu, augalais ir bendromis spintelėmis su arbata bei sausainiais. Smulkmenos, kurios sukuria „namų“ jausmą nuo pat pirmos dienos. https://damtransa.lt/paslaugos/baldu-isrinkimas-surinkimas/

Kiek tai kainuoja ir ar verta?

Biuro perkraustymo kaina priklauso nuo ploto, aukšto (liftas ar ne), IT įrangos kiekio ir pageidaujamo greičio. Vidutiniškai Vilniuje 20–50 darbo vietų biuro perkėlimas „rakto į raktą“ kainuoja nuo 2500 iki 8000 eurų. Palyginimui – viena prastovos diena vidutinei įmonei gali kainuoti kelis kartus daugiau.

Daugelis vadovų, kartą patyrę profesionalų perkėlimą, pripažįsta: pigiau sumokėti specialistams, nei savaitę kankintis su savarankišku „taupymu“.

Šiandien biuro perkraustymas nebėra chaosas su dėžėmis koridoriuose ir dingusiais laidais. Tai kruopščiai suplanuota operacija, kurios tikslas – vienas: kad pirmadienio 9:00 ryto naujame biure visi galėtų gerti kavą ir dirbti taip, lyg niekur nieko nebūtų įvykę.

Jei artėja Jūsų biuro persikraustymas – rinkitės tuos, kurie gali užrašyti sutartyje: „Minimalus prastovos laikas garantuotas“. Ir jie tikrai ištesės pažadą.